Puhuttaessa ryhmistä ja tiimeistä kannattaa ensin hieman tutkia teoriaa, jotka määrittävät ryhmän ja tiimin. Ryhmällä ei tarkoiteta joukkoa ihmisiä, joilla ei ole yhteistä tavoitetta. Ihmisjoukko muuttuu ryhmäksi silloin, kun ihmisjoukko saa yhteisen rajatun tavoitteen ja tavoitteen saavuttamiseksi tehdään työnjako. Ryhmässä sen jäsenten tulee myös olla tuttuja keskenään. Tällä tavoin ryhmä voidaan erottaa verkostosta, muusta satunnaisesta ryhmästä ja yhteisöstä. Ryhmässä tulee olla vähintään kaksi henkeä, vaikka helposti voisi ajatella kahden henkilön muodostovan parin. Parin määritelmä jääköön kuitenkin tästä pois, sillä se ei varsinaisesti aiheeseen liity.
Ryhmässä toimiminen vaatii sen jäseniltä toimintaa, joka perustuu vuorovaikutukseen. Ryhmän jäsenillä tulee olla sääntöjä, jotka ohjaavat heidän välistä toimintaansa. Ryhmän jäsenten tulee lisäksi olla tietoisia ryhmään kuulumisestaan ja kohdistaa odotuksia ryhmän muita jäseniä kohtaan. Esimerkiksi koulussa opiskelija voi tulla tietoiseksi ryhmään kuulumisesta opettajan osoittaessa hänelle paikan jossakin ryhmässä. Tällöin myös ryhmän päämäärä on usein tiedossa.
Työelämässä ei kuitenkaan välttämättä puhuta ryhmistä vaan voidaan käyttää termiä tiimi. Tiimi koostuu pienestä ryhmästä ihmisiä. Tiimin jäsenten taidot täydentävät toisiaan, heillä on yhteinen päämäärä, toimintamalli ja suoritustavoitteet. On myös hyvä huomioida, että tiimin jäsenet ovat sitoutuneita edellä mainittuihin. Tiimin ja ryhmän erona voidaankin nähdä yhteisvastuullinen sitoutuminen tavoitteen saavuttamiseksi sekä se, että tiimin jäsenet ovat tietoisesti sitoutuneempia. Joissakin määritelmissä tiimi nähdäänkin kehittyneempänä muotona ryhmällle. Voidaanko esimerkiksi koulun ryhmistä puhua tiimeinä?
Koska ryhmässä työskentelyä ei voi katsoa yksilötyöskentelynä, vaikuttaa ryhmässä viihtyminen voiko ryhmässä työskentelyssä kokea työn iloa. Viihtyminen vaikuttaa lisäksi siihen, kuinka helppoa ryhmässä on työskennellä. Jos ryhmä on kehittyvä ja hyvin toimiva tulee ryhmän tunnusmerkkeihin kuulua seuraavia asioita:
- Selkeä olemassaolon tarkoitus, tavoitteet ja tehtävät, jotka tiedostetaan
- Ryhmän jäsenet ovat yhteisvastuullisia tuloksista ja toiminnan parantamisesta
- Jokainen hoitaa osuutensa ja tuntee kuuluvansa ryhmään
- Ryhmällä ei ole pelkästään muodollinen johtaja ja johtajuutta tuetaan kaikkien osalta
- Ryhmässä vallitsee kunnioitus ja ymmärrys erilaisia kykyjä ja ominaisuuksia kohtaan
- Tehtäviä jaettaessa huomioidaan tasapuolisuus, kiinnostukset ja osaaminen
- Ryhmän jäsenet kommunikoivat keskenään, sopivat tehtävien jakamisesta ja käytettävistä toimintatavoista sekä pystyvät tekemään päätöksiä ja ratkaisemaan ilmenneitä ongelmia
- Kriisien mahdollisuus ja erilaiset mielipiteet hyväksytään ryhmässä
- Turvallisuus, tavoitteellisuus, motivoituneisuus ja vapautuneisuus kuuluvat ryhmän ilmapiirin elementteihin
Onkin helppo ajatella, että tällaisen listan avulla saadaan luotua unelmien ryhmä. Mielestäni ryhmä on kuitenkin sen näköinen kuin ovat sen jäsenetkin. Erilaiset luonteet, tavoitteet, toimintatavat jne. ovat omiaan luomaan haasteita ryhmätyöskentelylle.
Ryhmän toiminta ja se, kuinka ryhmän jäsenet toimivat yhdessä ei kuitenkaan tapahdu hetkessä vaan vähitellen. Ryhmä käy läpi eri vaiheita, joiden kautta kehitys tapahtuu. Vaiheesta toiseen siirtyminen vaatii kuitenkin aikaa ja työskentelyä yhdessä. Kehitys on kuitenkin eri ryhmillä erilaista. Toisissa ryhmissä kehitys kohti tehokasta ryhmätyöskentelyä tapahtuu nopeasti kun taas toinen ryhmä etenew kehityksessä hitaammin. Toiset ryhmät eivät taas välttämättä kehity alkuvaihetta pidemmälle. On myös mahdollista, että kehitys lähtee taakse päin esimerkiksi ryhmään kohdistuvien muutosten vuoksi.
Mielestäni ryhmän kehitystä ajatellen voisikin korostaa ryhmän jäsenten henkilökohtaista vastuuta ryhmän kehitystä pohdittaessa. Tuleeko esimerkiksi omista toimintatavoista joustaa, jotta ryhmän toiminta olisi jouhevampaa? Onko mahdollista, että toisen ryhmäläisen mielipide onkin omaa mielipidettä parempi? Voisinko kehittää omaa kommunikointiani?
Ryhmän kehitysvaiheita kuvatessa voidaan käyttää apuna Tuckmanin kehittämää 4-vaiheista jaottelua. Alussa puhutaan muodostumisvaiheesta, jossa ryhmän jäsenet eivät vielä tunne toisiaan tai tuntevat toisensa osittain. Ryhmältä puuttuvat selkeät tavoitteet ja toimintavat. Tavoitteet ja toimintavat eivät välttämättä ole selkeitä edes ryhmän johtajalle. Tässä vaiheessa ryhmän jäsen näkee ryhmän omien tavoitteiden ja tehtävien kautta.
Ryhmän jäseniltä puuttuvat selkeät roolit ja omaa paikkaa haetaan ryhmästä.sekä pohditaan sitä, halutaanko ryhmään kuulua. Tässä vaiheessa ryhmän johtajan rooli korostuu, sillä hänen odotetaan antavan ohjeita ja tietoja. Myös viestintä tapahtuu pääosin ryhmän johtajan kautta. Muodostumisvaiheessa ryhmän jäsenet ja johtaja tuntevat epävarmuutta ja jännittyneisyyttä. Toisaalta myös johtajaa kohtaan kohdistuu odotuksia, jotka eivät aina ole realistisia. Kuitenkin ryhmän johtajalta haetaan tukea ja hänen suosiostaan voidaan kilpailla. Tärkeää olisikin aloittaa yhdessä työskentely varhaisessa vaiheessa ja tustua siihen ryhmän jäsenten vahvuuksiin ja erityiosaamiseen. Työskentelyn lisäksi voidaan myös käydä vapaamuotoisia keskusteluja.
Mielestäni ryhmän johtajalta tuen hakeminen voi olla hyvin yksilöllistä. Ryhmässä voi olla myös henkilöitä, jotka eivät ole tottuneet hakemaan tukea toiselta henkiöltä. Varsinkin jos henkilö on tottunut itsenäiseen työskentelyyn. Jos kuitenkaan viestintää ei tapahdu ryhmän johtajan ja ryhmän jäsenten välillä, voi ryhmätyöskentelyn alku olla kivikkoinen. Onko myös mahdollista, että jo alussa ryhmän johtajan asema kyseenalaistetaan? Voiko tämä osaltaa vaikeuttaa ryhmän kommunikaatiota ja työskentelyä?
Aloitettaessa työskentelyä uudessa ryhmässä, on ryhmän jäsenillä odotuksia ja käsityksiä. Lisäksi jotkin ryhmät jäsenet voivat olla keskenään tuttuja. Uuteen ryhmään/kokoonpanoon liittyminen aidosti kuitenkin hidastuu aikaisempien liitosten vuoksi. Jos pitäydytään aikaisemmin hyviksi todetuissa rooleissa voi olla vaikeaa päästä sisälle uuteen ryhmään. Vahvojen aikaisemmin syntyneiden roolien purkaminen tai niistä luopuminen voi olla haasteellista. Ryhmän jäsenen rooli voi kuitenkin muuttua uudessa ryhmässä. Tämä kuitenkin vaatii varmuuden tunnetta ryhmässä. Yhteistyötä aikaisemmin tehneet ja ystävykset voivat päätyä muiden ärtymyksen kohteeksi. Tämä johtuu siitä, että esimerkiksi ystävykset voivat tukea toisiaan ja tällöin tasavertainen alku muiden osalta estyy.
Ryhmän johtajan tulisikin jo alussa analysoida ryhmän toimintaa. Käyttäytymiskulttuuri ja säännöt alkavat muodostumaan jo alkumetreillä. Esimerkiksi myöhästymiset alkuvaiheen tapaamisissa voivat muodostua toimintatavaksi. Sama pätee esimerkiksi sopimuksista luistamiseen. Jokaisella on mahdollisuus olla vaikuttamassa säännöstön kehittymiseen, mutta ryhmän johtajan käytöksellä on suurin painoarvo.
Nämä tiedot ovat mielestäni hyviä ajatellen ryhmätyöskentelyä. Esimerkiksi johtajahenkisen henkilön voi olla vaikea siirtyä jäsenen rooliin ja ottaa vastaan ohjeistusta muilta ryhmän jäseniltä. Tutusta roolista ja itsenäisyydesta voi olla vaikea luopua. Voi myös olla vaikea siirtyä työskentelemään ventovieraiden ihmisten kanssa jos on tottunut työskentelemään aina samojen ihmisten kanssa. Vahvan ryhmän johtaminen voi toisaalta johtaa siihen, että syntyy epävirallisia johtajia tai, että jokainen yrittää viedä ryhmää haluamaansa suuntaan.
Toisesta vaiheesta käytetään nimitystä kuohuntavaihe. Kuohuntavaiheessa pohdinnan alla ovat oma ja muiden status sekä paikka ryhmässä. On myös todennäköista, että ryhmän odotukset ja tehtävä kyseenlaistetaan. Johtajuudesta kilpaileminen on myös mahdollista. Tämä näkyy esimerkiksi kapinointina johtajaa kohtaan. Ryhmän sisäisten ryhmien muodostuminen on mahdollista. Keskinäisten suhteiden selvittäminen voi johtaa siihen, että työnteko alkaa tuntua raskaalta. Kuohuntavaiheessa erimielisyydet ja riidat ovat yleisiä, jonka vuoksi kuohuntavaiheeseen tulee kiinnittää erityistä huomiota. Ristiriidat tulee selvittää, jotta voidaan tehdä tasavertaista yhteistyötä. Toisaalta kehityksen kannalta virheet ja kriisit ovat olennaisia. Alaryhmien jäsenet tulisi laittaa työskentelemään keskenään eikä johtajan tule liittyä itse alaryhmiin.
Odotuksien ja tehtävien kyseenalaistaminen voi omalta osaltaan johtua siitä, että ainakin odotukset voidaan kokea monella eri tavalla. Yksi ryhmän jäsen voi kokea, että projekti tulee toteuttaa täydellisyyttä hipoen kun taas toiselle riittää, että pakolliset asiat on tehty. Tämä on omiaan johtamaan yhteentörmäyksiin. Tässäkin vaiheessa vahvan johtajan rooli on helposti korostettavissa. Jos johtaja itse liittyy alaryhmiin ja toimii tiiviimmässä yhteistyössä alaryhmän kanssa, voi muu ryhmä kokea jäävänsä ulkopuolelle.
Kolmannesta vaiheesta puhuttaessa voidaan käyttää nimitystä normiutuminen. Ryhmän jäsenten välillä vallitsee yhteenkuuluvuuden tunne ja perustehtävät ohjaavat ryhmän toimintaa. Tavoitteet, toimintamallit ja roolit alkavat myös selkiytyä. Johtajaa kohtaan ei enää kohdistu niin paljon ristiriitoja. Samanmielisyys ja yhteenkuuluvuus korostuvat työskentelyssä. Toisaalta tämä voi johtaa ajatukseen siitä, että syyt ongelmiin ovat ryhmän ulkopuolella. Esimerkiksi asiakkaissa ja johdossa. Tällöin onkin hyvä analysoida omaa toimintaa ja suhteita eri sidosryhmiin. Jäsenten erilaiset näkökulmat ja osaaminen jäävät hyödyntämättä jos yhdenmukaisuutta ihannoidaaan liikaa. Tällöin ei välttämättä huomioida ryhmän jäsenten erilaisuutta.
Jos normiutumisvaiheeseessa kestetään liian kauan, huomaavat ryhmässä olevat itsenäiset jäsenet yksimielisyyden näennäisyyden ja me-hengen valheellisuuden. Jos harmonian koetaan toimivan esteenä aidolle ja itsenäiselle toiminnalle voi harmonia alkaa aiheuttamaan ahdistusta. Lisäksi voidaan kokea, ettei mielipiteitä voi tuoda avoimesti esille. Kuvitteellinen yksimielisyys johtaa tyytymättömyyteen ja ilmapiirin huonontumiseen. Lisäksi voidaan ajatella itsenäisesti ajatellevien jäsenten aiheuttavan ongelmia. Onkin tärkeää pystyä havaitsemaan ympäröivä todellisuus, joka ei aina ole niin ruusuinen.
Mielestäni on helppo huomata se, miksi kolmanteen vaiheeseen on helppo jäädä. Harmonian tunne ja erimielisyyksien puuttuminen antaa helposti kuvan ongelmattomasta ryhmätyöskentelystä. Syntyy helposti kuva "Dream teamista", jossa kaikki tapahtuu harmonisesti ilman ongelmia. Tämä voi kuitenkin johtaa siihen, että ryhmän mielipide ja päätökset eivät ole kaikkien yhteisiä. Päätöksistä ja mielipiteistä pidetään kuitenkin kiinni, ettei harmonia ryhmässä kärsi.
Viimeisestä vaiheesta käytetään nimitystä yhteistoimintavaihe. Tällöin työskentely tapahtuu tehokkaana työryhmänä. Ilmipiiriä kuvaavat sanat salliva ja vapautunut. Lisäksi roolit ja tehtävät ovat selkiytyneet ryhmäläisten kesken. Ryhmässä osataan hyödyntää erilaiset ominaisuudet ja toiveet sekä osaaminen. Ristiriitojen ratkaiseminen ei ole enää ongelma ja niistä osataan ottaa opiksi. Ryhmässä ei ajatella enää omaa etua vaan ryhmän etua. Ryhmän johtajalla ovat omat erityistehtävänsä, vaikka hän toimii osana muuta ryhmää. Toiminta on muuttunut luovaksi ja uusien ajatuksien sekä ideoiden kehittäminen tapahtuu yhteistyössä. Yhteistyö muiden kanssa on muuttunut avoimeksi.
Kuinka sitten voi toimia yksilönä ryhmässä? Ryhmän jäsenenä tulisi olla selvillä omasta roolista ryhmässä sekä tietää ryhmän perustehtävä. Ryhmän tehtävä on jaettu osiin, joista jokainen kuuluu jollekin ryhmän jäsenelle. Onkin tiedostaa oma osuus ja tehtävä. Mitä muista ryhmän jäsenistä tulisi tietää? Hyvänä lähtökohtana voidaan pitää nimeä ja syytä ryhmään kuulumiselle. Lisäksi tulisi tietää muiden ryhmäläisten toimintatavat ja osaaminen.
Työskenneltäessä ryhmässä johtajan tehtäviin ei kuulu valvominen ja työn kontrolloiminen. Ryhmän jäsenten ja johtajan tulee sen sijaan kannustaa toisiaan. Ryhmässä työskentely lisää vaikuttamisen mahdollisuuksia, mutta myös vastuuta. Ryhmän jäsenen tulisi ottaa vastuuta oman toimintansa lisäksi ryhmän kokonaistoiminnasta. Ryhmän etu tulee nähdä myös omana etuna. Oman osaamisen kehittymisen lisäksi tulee ottaa huomiota myös koko ryhmän toiminnan kehittyminen. Ryhmän jäsenen tulee ilmaista mielipiteensä, kuunnella toisia, huomioida erilaiset näkemykset ja huomioida toiset ryhmän jäsenet.
Ryhmässä työskentelyssä piileekin riski, että ryhmän jäsenet näkevät vain oman työtehtävänsä hahmottamatta kokonaisuutta, johon oma työskentely vaikuttaa. Omalta osaltaan tätä voi edesauttaa se, että työtehtävät jaetaan hyvin tarkasti ryhmän jäsenten kesken eikä välillä pidetä kokouksia, joissa seurattaisiin työn edistymistä yhdessä. Kokouksissa tulisi myös tarkastella yksittäisen tehtävän osuutta ja vaikutusta kokonaisuuteen. Tällaisessa tilanteessa voi käydä jopa niin, että jokainen hoitaa tehtävänsä ja lopuksi palaset lyödään yhteen toivoen kokonaisuuden näyttävän hyvältä.
Ryhmässä toimivien henkilöiden tulee tuntea olonsa turvalliseksi. Tämä on edellytys luovalla ja vapaalle toiminnalle. Tähän päästään luottamuksella, avoimuudella ja hyväksynnällä. Ryhmässä tulee pystyä luottamaan siihen, että sen jäsenet toimivat ryhmän hyväksi. Ryhmän sosiaalinen paine ohjaa ryhmän jäseniä toimimaan yhteisen käyttäytymissäännön mukaan. Jotta voidaan toimia ryhmässä avoimesti tulee tietoa jakaa ja vastaavasti tuoda oma tietämättömyys esille. Lisäksi on tuotava esille omia mielipiteita, ideoita ja ajatuksia. Ketään ei saa kuitenkaan loukata tai omia tunteenpurkauksia ei saa käyttää hallinnan välineenä.
Puhuttaessa ryhmän tuloksellisesta toiminnasta on tärkeää tuoda esille ryhmän tasavertaisuus.Tähän kuuluu mm. tasavertainen mahdollisuus osallistua vuorovaikutukseen, päätöksentekoon ja asioiden esille tuomiseen. On hyvä kuitenkin huomioida, että tasavertaisuus ei tarkoita esimerkiksi pelkkää osallistumisoikeutta vaan se kattaa myös osallistumisvastuun. Jos ryhmän jäsenellä on ryhmän tehtävän kannalta oleellisia tietoja, ideoita tai mielipiteitä, tulee ne tuoda esille. Koska ryhmän jäsenillä on mahdollisuus osallistua päätöksentekoon, tulee yhdessä tehtyjä päätöksiä noudattaa. Se, että esittää kritiikkiä jälkikäteen on vastuun pakoilemista ja itsensä kohottamista muiden yläpuolelle,. Yhteistyötaitojen mainitseminen tässä välissä onkin tärkeää. Ryhmän jäsenten tulisi oppia tuntemaan toisensa ja pystyä hyväksymään se, että ryhmässä on erilaisia toiminta- ja ajattelutapoja.
Osallistuminen ei kuitenkaan ole yhtä luontevaa. Tällöin tulee löytää sellaiset työskentelytavat, joiden avulla mahdollistetaan tasapuolinen osallistumismahdollisuus. Tasavertaisen vuorovaikutuksen avulla mahdollistetaan luovuuden kehittyminen. Jos vuorovaikutustaitoja ei ole, jää ryhmän päämäärä ja yhteisymmärrys saavuttamatta. Ryhmän tulee pystyä keskustelemaan ongelmista ja löytämään niihin ratkaisu. Kyky antaa ja vastaanottaa palautetta ovat tärkeitä seikkoja vuorovaikutuksen kannalta. Palautteen tulee olla joko positiivista tai korjaavaa. Palaute tulisi kohdistaa niin, että se kohdistuu tiettyyn toimintaan eikä henkilöön. Palautetta ei tulisi väistellä vaan sitä tulisi osata vastaanottaa sillä palautteella on iso merkitys oppimisen kannalta. Palautetta antaessa tulee kuitenkin huomioida erilaiset ihmiset. Ihmiskeskeiselle ihmiselle palautetta antaessa on huomioitava hänen tunteensa kun taas vastaavasti asiakeskeiselle tulee kertoa palaute suoraan asiasta.
Jäsenten erilaisuus tuo haasteita ryhmässä työskentelylle. Jokainen ryhmän jäsen on omanlaisensa persoona ja toimii itselleen ominaisella tavalla. Lisäksi eroja löytyy taidoista, persoonallisuudesta ja elämäntilanteesta. Tämä johtaa väistämättä erilaisiin ja vastakkaisiin näkemyksiin asioista. Erilaisuuden sietäminen, hyväksyminen ja tunnistaminen luo pohjan hyvälle yhteistyölle. Tällöin erilaisuudesta ei tule raskas taakka. Helpoiten erilaisuuden hyväksyvät itseään arvostavat ja itsensä hyväksyvät henkilöt. Vaikeinta erilaisuuden hyväksyminen on ihmisille, jotka näkevät lähinnä oikean ja väärän eivätkä pysty hyväksymään omia puutteitaan. Tulee kuitenkin nähdä, että kaksi ominaisuutta voivat toimia tukena toisilleen.
Yksi tunnetuimmista haitoista ryhmätyöskentelyn osalta on sosiaalinen vapaamatkustaminen. Tällöin joku ryhmän jäsenistä pyrkii hyötymään muiden ryhmän jäsenten työpanoksesta. Sosilaalista vapaamatkustamista voi ilmetä esimerkiksi silloin, kun jonkun ryhmän jäsenen työt tehdään hänen puolestaan. Tämä johtaa ryhmätyöskentelyn höytyjen kyseenalaistamiseen. Sosiaalisen vapaamatkustamisen taustalla voi olla myös vapaamatkustajan näkemys töiden epäoikeudenmukaisesta jakautumisesta tai siihen, ettei vastuuta ole määritetty selvästi. Tätä voidaan torjua sillä, että ryhmän tekemiset ja tulokset voidaan osoittaa tietyn ryhmän jäsenen aikaansaannokseksi.
Sosiaalista vapaamatkustamista ajatellessa on helppoa ajatella vapaamatkustajan olevan ainoa syyllinen tilanteeseen. Kuitenkin muulla ryhmällä merkitystä siihen, onko vapaamatkustaminen mahdollista. Jos vapaamatkustaminen katsotaan läpi sormien, sitä todennäköisemmin tapahtuu. Vastaavasti ongelma voi olla myös siinä, ettei ryhmän jäsenelle anneta työtehtäviä ja muut suorastaan tekevät asiat hänen puolestaan. Tällöin syy ei välttämättä ole pelkästään vapaamatkustajassa.
Ryhmän kiinteydellä viitataan positiivisiin ja negatiivisiin voimiin, jotka pitävät yksilön ryhmän jäsenenä. Jos ryhmä on kiinteä, sen jäsenet arvostavat ja kunnioittavat sekä pitävät toisistaan. Toiveet, jotka liittyvät yksilön henkilökohtaisiin tarpeisiin tulee olla täytettyinä, jotta ryhmä voi olla kiinteä. Kiinteässä ryhmässä ryhmän jäsenet ovat sitoutuneita yhteiseen päämäärään eikä kokouksista jäädä pois. Lisäksi kiinteän ryhmän syntymiseen vaikuttavat ryhmän koko, sijainti, arvostus ja menestys. Jos ryhmän jäsenillä on samoja mielenkiinnon kohteita ja samankaltaiset taustat, tulee ryhmästä todennäköisemmin kiinteä. Lisäksi kiinteän ryhmän syntyä edesauttaa ryhmän jäsenten keskinäinen riippuvuus toisistaan tavoiteltaessa yhteisiä päämääriä.
Ryhmän kiinteys ei välttämättä ole pelkästään positiivinen asia. Suurimpana ongelmana kiinteässä ryhmässä on ryhmäajattelu. Tällöin ryhmän jäsenten ajatukset muuttuvat samanlaisiksi. Tämä vastaavasti lisää sosiaalisia paineita ryhmässä. Kiinteässä ryhmässä voi syntyä tietynlainen näkemys maailmasta, eikä erilaisia näkemyksiä ole. Tämän seurauksena mm. muutosvastarinta kasvaa ja yksilön vapaus kärsii.
Blogikirjoituksessa käytetty lähteenä: http://moodle.savonia.fi/file.php/4997/Ryhmatyoskentelyn_kehittaminen_Hyvinkaan_P2Pssa_kopio_.pdf
No comments:
Post a Comment