Organisaatiorakenteet ja innovatiivisuus

Organisaatio käsitteenä

Yhteistoimintajärjestelmää, joka muodostuu ihmisistä ja jonka olemassa olon syy on tiettyjen päämäärien saavuttaminen voidaan kutsua organisaatioksi. Organisaation yhteistoiminnot on määritelty etukäteen ja niiden muodot ovat toistuvat. Organisaation ominaisuuksiin vaikuttavat:

• Organisaatiossa olevat ihmiset ja ihmisten muodostamat ryhmät
• Ympäristö

Se millainen organisaation rakenteesta tulee riippuu osittain vuorovaikutuksesta, jossa yritys on ympäristönsä kanssa.

Organisaatiorakenne

Organisaatiokanteen yksi osa-alue on organisaatiokaavio. Lisäksi organisaatiorakenne sisältää organisaatiossa olevat toistetut toiminnot ja hierarkiat, jotka syntyvät ihmisten erilaisista asemista. Organisaatiorakenteen voidaankin katsoa ottavan kantaa:

• Työnjakoon ihmisten välillä
• Rooleihin

Organisaatiorakenteella voidaan myös tarkoittaa suhdetta ihmisten ja heidän työtehtäviensä välillä. Yksi tapa nähdä rakenne on myös kuvata organisaation tasot ja esimiehellä olevan alaidten määrä. 

Lisäksi organisaatiorakenteessä määritellään toiminnot ja niiden välillä vallitsevat suhteet. Organisaation rakenteen määrittelemisestä vastaa johto haluttujen päämäärien perusteella. Tärkeimmiksi organisaatiorakenteen tehtäviksi voidaan listata:

• Tiedonkulku, joka on nopeaa ja vääristymätöntä
• Päätöksenteko, joka on tehokasta

Hitaasti muuttuvassa ympäristössä voi syntyä jäykkä ja hierarkinen organisaatio kun taas nopeasti muuttuvassa ympäristössä organisaation rakenteen vaatimuksiin kuuluu joustavuus. 

Organisaatiorakenne horisontaalisesta ja vertikaalisesta näkökulmasta katsottuna

Organisaation sisäinen hierarkisuus muodostuu sen perusteella millainen on vertikaalinen rakenne. Vertikaalisesta erilaistumisesta puhuttaessa voidaan törmätä valvontajänne-termiin, jolla viitataan siihen montako alaista esimiehen alaisuudessa työskentlee. Vastaavasti horisontaalisella erilaistumisella viitataan osastojakoon organisaatiossa. Horisontaaliseen erilaisuuteen vaikuttaa toimintojen ja ammattien kirjo organisaatiossa.

Keskitetty organisaatio

Keskitetyssä organisaatiossa päätöksenteosta huolehtii ylin johto. Vain muutama henkilö on mukana päätöksenteossa.

Hajasijoitettu organisaatio

Päätöksenteko tapahtuu hajasijoitetussa organisaatiossa mahdollisimman matalalla tasolla. Päätöksenteko on delegoitu ylätasoilta alaspäin, jolloin suurempi määrä työntekijöistä voi osallistua päätöksentekoon.

Muodollisuuden aste

Muodollisuuden asteella viitataan siihen kuinka standardisoitua työnteko on ja kuinka tiukasti kirjallisia sääntöjä ja pysyväismääräyksiä odotetaan noudatettavan. Standardisoiminen kannalta helpointa on standardoida työ joka on rutiininomaista. Jos muodollisuuden aste on organisaatiossa korkea on työntekijöiden mahdollisuus vaikuttaa työtehtävään ja työtapaan alhainen. Vastaavasti matala muodollisuuden aste antaa työntekijöille mahdollisuuden vaikuttaa työntekoon ja itsenäiseen toimintaan.

Muodollisuuden aste on varmasti hyvin paljon sidoksissa siihen, millaisesta yrityksestä on milloinkin kyse. Jos yritys esimerkiksi toimittaa komponentteja tulee työn olla todennäköisesti hyvin standardoitua. Tällä taataan komponenttien tasainen laatu.  Jos taas yrityksen tehtävä on vastavasti tuottaa mainoskampanja asiakkaalle, ei ole tehokasta käyttää rutiininomaisia työtapoja. Tämä siksi, että eri yrityksille tulee pystyä tekemään räätälöityjä mainoskampanjoita. 

Erilaiset organisaatiorakenteet

Pienyritysrakenne

Pienyritysrakenteessa hierarkisuus puuttuu lähes kokonaan. Tarkka tehtävänjako ihmisten ja ryhmien välillä puuttuu ja johtaja on tasaisesti mukana erilaisissa tehtävissä. Pienyritysrakennetta on mahdollista hyödyntää organisointitapana innovatiivisissa projekteissa, vaikka yritys olisi suurempi.

Hierarkisuuden puuttuminen on omiaan lisäämään  työntekijöiden valtaa työnsä suhteen. Tämä kuitenkin vaatii itsenäistä otetta työskentelyn suhteen ja ehkä jopa sisäistä yrittäjyyttä.

Vahvuudet:

• Joustavuus
• Epämuodollisuus
• Nopea reagointi ympäristössä tapahtuviin muutoksiin
• Rakenteen sisäinen  oppiminen ja kehittyminen

Heikkoudet:

• Toimintatapojen vaikea opettaminen
• Organisaatiomallin kasvu tekee siitä raskaan ylläpitää 

Innovatiivisuus

Edistävät seikat:

• Muodollisuuden aste hyvin matala
• Ei hierarkioita
• Joustava
• Rakenteiden välinen nopeä kehittyminen
• Oppimisen nopeus

Jarruttavat seikat:

• Vähäiset resurssit innovaatiotoimintaa varten
• Voidaan välttää hyödyntämällä verkostoa

Toimintorakenne (Linjaorganisaatio)

Toimintorakenteessa eri rakenteet erotellaan. Eri toiminnot keskittyvät siihen alaan, johon ovat erikoistuneet. Toiminnot ovat johdon alaisuudessa ja toisaalta johto valvoo myös koko organisaation toimintaa. Kommunikointi tapahtuu organisaatiossa muodollisesti ja rakenne on hierarkinen.

Vahvuudet:

• Jokaisen ei tarvitse osata kaikkia vaiheita
• Työpanos voidaan jakaa toimintoihin, jotka on tarkoin määritelty

Heikkoudet:

• Päätöksönteon kasautuminen johdolle
• Ympäristöön reagoimisen hidastuminen 

Innovatiivisuus

 Edistävät seikat:

• Erityisosaaminen ja sen hyödyntäminen

Jarruttavat seikat:

• Hidas reagointi ympäristöön
• Erityisaloihin perustuminen
• Päätöksenteko hierarkista
• Muodollinen kommunikointi
• Toiminta korkeasti standardisoitua

Divisioonarakenne (Tulosyksikkörakenne)

Divisioonarakenteessa käytetään tulosyksiköitä, joiden muodostuksen pohjana on käytetty liiketoiminta-alueita. Yksittäisen tulosyksikön voidaan katsoa olevan organisaatio varsinaisen suuren organisaation sisällä sillä tulosyksiköllä on oma johto ja toimintorakenne. Koko yrityksen ohjaamisesta huolehtii ylin johto ja yhtymäesikunnat. Divisioonarakenne yhdistää suurten ja pienten yritysten edut. Suurillä yrityksillä on resursseja ja toisaalta pienet yritykset ovat joustavia ja yksinkertaisia. 

Divisioonarakenne on helppo nähdä ratkaisuna suurille yrityksille, jotka haluavat muuttaa toimintaansa joustavampaan suuntaan. Toisaalta tämä voi olla myös pakollista esimerkiksi silloin kun yrityksellä on toimintaa  monissa maissa. Tällöin esimerkiksi eri maissa toimivat yksiköt voivat olla omia tulosyksiköitään.

Vahvuudet:

•  Markkinoiden vaihteluihin  voidaan reagoida helpommin

Heikkoudet:

• Asiantuntijoiden syventyminen vaikeutuu 

  
Innovatiivisuus


 Edistävät seikat:

• Toimintorakennetta nopeampi kyky reagoida muutoksiin ympäristössä
• Parempi markkinatuntemus markkinoita lähempänä olevien toimintojen ansiosta
• Pienet organisaatiot suuren sisällä
• joustavuus+yksinkertaisuus+resurssit

Jarruttavat seikat:

• Asiantuntijoiden hajauttaminen eri tulosyksiköihin

Matriisirakenne (Toimintorakenne+Divisioonarakenne)

Matriisirakenteen tavoitteena on yhdistää toimintorakenne ja divisioonarakenne. Rakenteeltaan matriisirakenne on joustava ja sitä voidaan soveltaa monenlaisissa yrityksissä. Matriisia käytettäessä periaatteena on rakentaa divisioonarakenne toimintorakenteen päälle. Tällöin voidaan hyödyntää kokonaiskuva ja edut, jotka saadaan erikoistumisesta. Matriisirakenteessa pystytään vahentämään samankaltaisten toimintoyksiköiden määrää, sillä toimintoyksiköt tarjoavat palveluitaan jokaiselle divisioonalle.  

Innovatiivisuus


 Edistävät seikat:

• Joustavuus
• Lähellä markkinoita oleminen
• Painottuminen asiantuntijuuden ja erityisosaamisen osalta
• Kyky uudistua
• Esimiehiä on kaksi
• Epävakaus
• Epävakauden avulla voidaan löytää tarve innovaatiolle

Jarruttavat seikat:

• -

Prosessirakenne

Käytettäessä prosessirakennetta yritys rakentuu prosessien ympärille. Tällöin yrityksen toiminta perustuu prosesseja tuottaviin ja toteuttaviin projektitiimeihin. Toiminnan tarkastelu tapahtuu niiden prosessien perusteella, jotka tuottavat asiakkaalle arvoa. Prosessien ei kuitenkaan tarvitse olla pelkästään ulkoisille asiallaille vaan prosesseja vuodaan tuottaa myös sisäisille asiakkaille. Prosessirakennemalli ei sisällä johtaja-asemia, jotka perustuvat hierarkiaan. Prosesseilla on omat johtajansa ja johtoryhmä huolehtii yrityksen johtamisesta. Malli soveltuu tilanteisiin, joissa organisaation on oltava joustava ja joissa ympäristö on rakenteeltaan dynaaminen sekä monimutkainen.

Prosessirakenne helppo nähdä joustavuutta vaativien yritysten rakenteena. Esimerkiksi mainostoimisto tuottaa asiakkaille yksilöityjä mainoksia ja ratkaisuja. Tällöin eri projektit esimerkiksi mainoskampanjoiden osalta voi nähdä omina prosesseinaan.

Haasteet:

• Kuinka omaksua toimintatapa
• Kuinka luoda palkitsemisjärjestelmä
• Kuinka määrittää ydinprosessit

Innovatiivisuus


 Edistävät seikat:

• Markkinlähtöisesti toimivat projektitiimit
• Asiakkaalle tuotetun arvon käyttäminen arvioinnissa
• Joustavuus
• Soveltuvuus erilaisille yrityksille
• Painottuminen erityisosaamiseen
• Kaksi esimiestä

Jarruttavat seikat:

• Väliaikaisuus työskentelytiimien osalta
• Voidaan välttää johdon tuella innovaatiotoimintaa kohtaan

Verkostorakenne

Verkostorakenteessa yritys ei vastaa kaikista toiminnoistaan itse vaan osa toiminnoista voidaan ulkoistaa erikoistuneille palveluyrityksille. Tällöin operaatiot voivat olla laajoja eikä suuria investointeja tarvita. Kilpailuedun kannalta oleellisia toimintoja ei ulkoisteta. Hallinnoinnista verkostorakenteessa vastaa keskusyksikkö. Haasteena pidetään hallinnointia silloin kun yritys on verkostoitunut laajasti. Johtamistyöstä huomatta osa kuluu suhteiden ylläpitämiseen ja toisaalta kaikkia työntekijöitä ei saada sitoutumaan yritykseen. 

Verkostorakenne voi sopia esimerkiksi konsulttiyritykselle, joka räätälöi asiakkailleen ratkaisuja käyttämällä alihankkijoita. Tällöin konsulttiyritys voi keskittyä osaamiseensa konsultoinnin osalta ja toisaalta alihankkinjat voivat keskittyä omaan osaamiseensa.

Innovatiivisuus


 Edistävät seikat:

• Joustavuus
• Hyötykäyttö verkoston osalta
• Kokonaisresurssit, jotka tulevat verkostohn myötä
• Ei turhaa byrokratiaa

Jarruttavat seikat:

• Työntekijät eivät ole sitoutuneita yritykseen
• Innovaatioiden karkaaminen
• Vastuu- ja käyttöoikeuskysymykset liittyen innovaatioprosessiin

Projektiorganisaatio

Projektiorganisaatio muodostuu tiimeistä, jotka samalla ovat määräaikaisia organisaatioita. Asiantuntijaorganisaatiot voivat muodostua projekteista, joillä on käytössään yhteiset tukitoiminnot. Esimerkiksi talousosasto voidaan katsoa tukiatoiminnoksi. Tiimien käytöllä mahdollistetaan suunnitelmallinen tiedon ja osaamisen kertyminen pitkällä tähtäimellä. Myös rakenteet ovat projektiorganisaatiossa matalia, jolloin päätökset tapahtuvat mahdollisimman lähellä toteutusta.

Rakenteet ja yrityksen innovatiivisuus

Kun halutaan tietää millaiset innovatiiviot ovat kysyttyjä tällä hetkellä ja tulevaisuudessa tulee yrityksen tuntea markkinatilanne ja aavistaa sen muutokset. Markkinatilanteen tuntemisen lisäksi yrityksen tulee olla verkostoitunut. Verkostoitumisen tulee kattaa ulkoa tulevat kontaktit sekä henkilöstöverkosto. Jotta edellä mainituista saadaan täysi potentiaali irti tulee organisaation kommunikaation toimia. 

Verkostoituminen on nykyään paljon käytetty termi yrityksen toiminnassa. Yrityksellä tulee olla Facebook-profiili ja Twitter-tili sillä asiakkaat ja työnhakijat voivat nykyisin käyttää sosiaalista mediaa tiedon hakemiseen. Yrityksen tulee esimerkiksi tietää mitä asiakkaat siltä odottavat, jotta se voi tuottaa asiakkaille oikeanlaisia tuotteita ja palveluita. Toki verkostoituminen on muutakin kuin sosiaalinen media. 

 On myös huomioitava, että vaikka yritys saisi hankittua itselleen informaatiota tulee sen pystyä hyödyntämään informaatio. Lisäksi tarvitaan taitoa omaksu tietoa ja oppia sen pohjalta.

Innovaatio

Erään määritelmän innovaationa voidaan pitää toteutettua uutta ideaa, joka luo uutta arvoa. Arvolla ei tässä yhteydessä tarkoiteta pelkästään taloudellista arvoa vaan arvo voi näkyä mm. elämänlaadun paranemisena. Innovaatioiden mahdollistamiseksi tarvitaan niiden taakse toimiva organisaatio. Se kuinka organisaation ulkopuolinen ympäristö ottaa vastaan uuden innovaation määrittää sen hyödyllisyyden tai haitallisyyden organisaatiolle. 

Myös yritys tarvitsee innovaatioita, jotta ne selviää muutokesta. Pienten innovaatioiden avulla yritys pystyy päivittämään toimintaansa. Tällöin yritys pystyy selviytymään ympäristön muutoksista ja välttämään ajelehtimisen. Innovaatioprosessin tulisikin olla yksi yrityksen pääprosesseista. Henkilöstön voimavarojen hyödyntämisen, verkoston kautta saatavien resurssien ja johdon sitoutumisen kannalta on tärkeää pitää innovaatiotoiminta osana organisaation perustoimintoja.

Organisaation ominaisuudet, jotka vaikuttavat innovatiivisuuteen

Orgnisaation valtarakenteilla on vaikutusta siihen, kuinka joustava organisaatio on. Jäykkiä organisaatioita pidetään vähemmän innovatiivisina kuin joustavia. Tämän vuoksi valtarakenteiden merkityksen voi katsoa olevan huomattava organisaation innovatiivisuuden kannalta. Valtarakenteilla ja päätöksentekotavoilla tulee tukea uuden kehittämistä ja luovuttaa, mutta samalla tuotanto- ja toteutusvaiheessa tarvitaan tehokkuutta.

Innovativiisissa yrityksissä valtaa on siirretty johdolta työntekijöille ja päätöksentekoon kannustetaan osallistumaan. Vapaa päätöksentekokulttuuri on yksi tunnusomaisista piirteistä innovatiivisille yrityksille, jotka ovat menestyneet. Näissä yrityksissä tapahtuu vapaata ja runsasta kommunikointi hierarkiatasojen välillä.

Innovaatiokyvykkyydestä puhuttaessa vaikutusta on yrityksen koolla. Pienissä yrityksissä ideat voidaan viedä helposti eteenpäin kun taas suuressa yrityksessä haasteena on vuorovaikutuksen sujuvuus. Esimerkiksi katkos suuren yrityksen kommunikaatiossa aiheuttaa uuden ja hyvän idean jäämisen ajatusasteelle.

Lähteenä käytetty: http://moodle.savonia.fi/mod/resource/view.php?id=222296